Wie beslist als jij niet meer kunt beslissen?

Ziek of afwezig is niet hetzelfde als wilsonbekwaam

Een ondernemer kan weken of maanden uitvallen zonder juridisch wilsonbekwaam te zijn. Omgekeerd kan een medische situatie ertoe leiden dat iemand de gevolgen van beslissingen niet meer voldoende kan overzien. Dat onderscheid is belangrijk, omdat verschillende oplossingen op verschillende momenten spelen.

Voor je continuïteitsplan is de praktische vraag breder: wat gebeurt er als jij vanaf morgen niet meer beschikbaar bent om te beslissen?

Wie bestuurt de vennootschap wanneer jij uitvalt?

Kijk eerst naar de bestaande bestuursstructuur. Zijn er andere bestuurders? Welke bevoegdheden hebben zij? Kunnen zij zelfstandig handelen of zijn bepaalde beslissingen afhankelijk van jouw handtekening? Zijn er mandaten voor de dagelijkse werking?

Als er op papier meerdere mensen betrokken zijn maar in de praktijk alles langs jou passeert, blijft er een kwetsbaarheid bestaan. Continuïteit vraagt dus zowel juridische bevoegdheid als praktische voorbereiding.

Wie kan tekenen, betalen en toegang geven?

Bestuur is slechts één laag. Ook bankmandaten, betalingen, loonverwerking, contracten, boekhouding, e-mail en softwaretoegang moeten blijven functioneren. Het is daarom zinvol om per kritieke taak te bepalen wie bevoegd is, wie de nodige informatie heeft en waar de instructies terug te vinden zijn.

Wat als er niets vooraf is geregeld?

Dan moet de omgeving vaak onder tijdsdruk uitzoeken welke bevoegdheden bestaan en welke bijkomende bescherming of tussenkomst nodig is. Dat kan leiden tot vertraging, onzekerheid en beslissingen die los van elkaar worden genomen.

In situaties van juridische onbekwaamheid kan een regeling van buitengerechtelijke of gerechtelijke bescherming relevant worden. Welke oplossing past, hangt af van de concrete situatie en moet met een notaris of andere bevoegde professional worden bekeken.

Welke rol kan een zorgvolmacht spelen?

Met een zorgvolmacht kun je vooraf bepaalde personen aanduiden om specifieke of ruimere handelingen in jouw naam te stellen wanneer je dat zelf niet meer kunt. Voor ondernemers kan dat een belangrijk onderdeel zijn van de voorbereiding.

Maar een zorgvolmacht is niet automatisch hetzelfde als een regeling voor het bestuur van je vennootschap. Je persoonlijke volmachten, je positie als aandeelhouder en de bestuursregels van de vennootschap moeten naast elkaar worden bekeken.

Tijdelijke vervanging is niet hetzelfde als definitieve opvolging

Iemand die je onderneming enkele weken of maanden draaiende houdt, hoeft niet dezelfde persoon te zijn die later eigenaar wordt of de onderneming structureel leidt. Door tijdelijke continuïteit en definitieve opvolging van elkaar te scheiden, kun je veel gerichter afspraken maken.

Maak één plan over de grenzen van documenten heen

Een bruikbaar continuïteitsplan beantwoordt minimaal vier vragen: wie beslist, wie heeft toegang, waar staat de informatie en wie moet gecontacteerd worden? Vervolgens stem je die afspraken af met de documenten en adviseurs die daarvoor juridisch of financieel nodig zijn.

Nova One helpt om dat overzicht te maken en de verschillende onderdelen met elkaar te verbinden. Zo hoeft je omgeving niet op het moeilijkste moment te reconstrueren hoe jij je onderneming normaal gezien aanstuurt.